A.T. Kearney-Studie untersucht Optimierungspotenziale in Bund, Ländern und Kommunen durch die Einführung von "Shared Services"
3 Milliarden Euro Einsparpotenziale in öffentlicher Verwaltung
Düsseldorf, 27. September 2007
Auf insgesamt drei Milliarden Euro beziffert eine aktuelle Studie der Top-Managementberatung A.T. Kearney die jährlichen Einsparpotenziale in der öffentlichen Verwaltung durch die Konsolidierung interner Abläufe mittels neuer innovativer Technologien. Durch so genannte "Shared Services" könnte sowohl die Produktivität gesteigert als auch den Bürgern neue Dienstleistungen angeboten werden. Den A.T. Kearney-Experten zufolge ließe sich bei Gemeinden 1,8 Milliarden, in den Ländern 1,12 Milliarden und auf Bundesebene 150 Millionen Euro pro Jahr durch Shared Services einsparen. Die Studie basiert auf einer globalen Untersuchung, bei der die Organisation staatlicher Einrichtungen in weltweit neun verschiedenen Ländern untersucht wurde. Dabei zeigten sich zahlreiche erfolgreiche Beispiele für den Einsatz von Shared Services, die sich auch auf den deutschen Verwaltungsapparat übertragen lassen.
"Der globale Vergleich zeigt einen eindeutigen Trend in der öffentlichen Verwaltung in Richtung Shared Services, mit allerdings sehr unterschiedlichem Umsetzungsgrad. Ziel unserer Studie war es, erfolgreiche Beispiele aus öffentlichen Verwaltungen anderer Länder auf Deutschland zu projizieren", sagt Studienautor Stephan Frettlöhr von A.T. Kearney: "Grundsätzlich kann man sagen, dass ein Verbesserungspotenzial von bis zu 20 Prozent durchaus zu erreichen ist, wobei vor allem die neuen Möglichkeiten moderner Informationstechnologien (IT) eine zentrale Rolle spielen. Im Grunde genommen sind sie sogar erst die Voraussetzungen dafür, um mittels Shared Services die öffentliche Verwaltung zu optimieren."
Nach dem Vorbild aus der Privatwirtschaft sind Shared Services mittlerweile auch zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung in der öffentlichen Verwaltung ein weltweit akzeptiertes und eingesetztes Instrument. Die wesentlichen Trends sind dabei neben der zentralen IT, eine Entwicklung vom reinen Verwaltungsapparat hin zur 'Öffnung' und Interaktion mit den Bürgern."
Deutsche Verwaltung im internationalen Vergleich
Kostensenkung und -optimierung bleiben der wesentliche Treiber für die Nutzung von Shared Services in der öffentlichen Verwaltung. Dabei lassen sich global bei führenden öffentlichen Verwaltungen sehr ähnliche Schwerpunkte für die erfolgreiche Implementierung identifizieren. Bei diesen besteht bei deutschen Ämtern und Behörden mitunter noch erheblicher Nachholbedarf: Die Ansätze reichen von der effektiven Umverteilung bzw. Reduktion von Ressourcen und der Anpassung von IT-Dienstleistungsverträgen über effektivere Kundendienstleistungen bis hin zu gezielteren Entscheidungsvorbereitungen und besser qualifizierten Mitarbeitern. Hinzu kommt, dass durch einen optimierten Datenzugriff Transparenz und Kontrolle erhöht werden.
"Die Gründe dafür, dass der deutsche Amtsschimmel noch nicht so richtig auf Trapp kommt, sind mannigfaltig", so Frettlöhr: "Mitunter werden mögliche Verbesserungen mit der schlichten Aussage 'zu schwierig' von vorneherein abgetan. Der Grund dafür sind fehlende Basisinformationen zu Beginn eines Transformationsprozesses. Häufige Änderungen des Organisationsmodells und die Verschiebungen von Ressourcen tragen zur Konfusion bei. Wenn dann doch nachhaltige Verbesserungen erreicht werden, gehen diese häufig einher mit extern eingekauftem Know-how aus der Privatwirtschaft".
IT schafft die Voraussetzungen
Die Voraussetzungen für die enormen Einsparpotenziale in den öffentlichen Verwaltungen schaffen immer bessere Informations- und Telekommunikationssysteme: "Eine verbesserte Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und steigert so in enormem Maße die Produktivität", fasst Frettlöhr zusammen. So schaffen Mobiltelefone, Breitband-Internetanbindung und Videokonferenz-Systeme auf Basis vereinheitlichter Kommunikationsplattformen für Daten, Sprache und Video einen regen Austausch unter den Mitarbeitern - und ermöglichen über entsprechende Schnittstellen auch die Interaktion mit den Bürgern. Die Vertraulichkeit der Daten wird dabei durch Kontrollmechanismen zur Authentifizierung, Autorisation und Zertifizierung sichergestellt. Darüber hinaus sorgen entsprechende Business Intelligence-Systeme für konsistente Daten und eine deutlich erhöhte Transparenz. "Dies alles führt in Summe zu einem vereinfachten Datenmanagement und damit zu einer gesteigerten Produktivität", so Frettlöhr.
Eine Zusammenfassung der Studienergebnisse finden Sie
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