Ein führender, global aufgestellter Stahlkonzern optimierte durch IT-Outsourcing die Kosten und Qualitätsstandards des Desktop-Managements für die rund 80.000 konzerneigenen Desktops und knapp 2.500 Server. Ergebnis waren signifikante Einsparungen bei den IT-Betriebskosten und das Sicherstellen konzerneinheitlicher Qualitätsstandards im Desktop-Umfeld.
Der internationale Mischkonzern ist mit rund 800 Konzernunternehmen an mehr als 2.000 Standorten stark dezentral aufgestellt. Die IT wurde größtenteils – weitgehend unabhängig – auf regionaler Ebene auf höchst unterschiedlichem Qualitäts- und Kostenniveau erbracht. Kosten für Desktop-Service schwankten je nach Konzerngesellschaft zwischen einem Best-Practice-Level und den fast zehnfachen Best-Practice-Kosten. Eine Korrelation von hohen IT-Kosten und hoher Qualität war nicht durchweg zu erkennen. Zunehmende Geschäftsanforderungen für das Desktop-Umfeld, z.B. bei Themen wie Mobile Sales Force oder Datensicherheit, machten eine Optimierung des Status quo notwendig.
Zielsetzung
Die Konzernleitung beschloss, die Entwicklung zu einer zentraleren IT-Governance anzustoßen und besonders die IT-Qualität und die IT-Kosten im Bereich Desktop-Management auf ein konzernweit vereinheitlichtes und optimiertes Niveau zu heben.
In diesem Zuge unterstütze A.T. Kearney die detaillierte Erfassung des Status quo inkl. Gap-Analyse, die Entwicklung von Business Cases zur Quantifizierung der Einsparpotentiale sowie die Realisierung der Einsparungen mit Hilfe eines RfP-Prozesses. Der Proof-of-Concept wurde zunächst an ausgewählten Pilotunternehmen durchgeführt, um das erprobte Konzept dann auf die restlichen Konzernunternehmen übertragen zu können.
Vorgehensweise
Die vollständige und detailgenaue Abbildung der teils geschäftskritischen IT-Anforderungen der Konzerngesellschaften im Desktop-Management-Bereich war kritischer Erfolgsfaktor des Projektes. A.T. Kearney setzte hierzu bewährte Vorgehensweisen zur globalen Erfassung der Anforderungen und der benötigten Qualitätslevel ein. Die strukturierte Überführung dieser Anforderungen in den globalen RfP garantierte die Passgenauigkeit der angebotenen Outsourcing-Lösungen der Dienstleister.
Das Projektteam, inklusive der Klientenexperten und A.T. Kearney-Berater, folgte einer strukturierten Vorgehensweise zur Sicherstellung belastbarer Projektergebnisse:
Ist-Situation in Bezug auf Qualität und Kosten erfassen
Erforderliche (Soll-) IT-Qualitätsniveaus (Leistungen, Service Level, Verfügbarkeiten etc.) in den Pilotunternehmen festlegen
Sets an konzerneinheitlichen Service Levels formulieren und RfP schreiben
Business Cases zur Quantifizierung der Einsparungen durch das Outsourcing rechnen
Innovative Lösungskonzepte für ausgewählte Aspekte des Desktop-Managements von den Dienstleistern einfordern
Dienstleisterangebote in einem strukturierten Bewertungsprozess bewerten
Dienstleister auswählen und Vertrag verhandeln und abschließen
Projektergebnisse
Die konzernweite Pilotierung des Outsourcing der Desktop-Management-Dienstleistungen zeigte teils erhebliches Einsparpotential in den Konzernunternehmen und bildete die Grundlage für deutliche Qualitätsverbesserungen zur Steigerung des Business-Value der IT. Für die rund 5.000 Desktops der ausgewählten Pilotunternehmen konnten allein Einsparungen von über 22 Prozent ausgewiesen werden.
Die gründliche Durchführung des Projekts und die quantifizierbaren Ergebnisse stießen auf hohe Akzeptanz in den beteiligten Konzernunternehmen aus fünf Ländern und waren ein wichtiger Meilenstein für den Konzern auf dem Weg zu einer qualitativ hochwertigen IT-Organisation mit ausgewogener zentraler und dezentraler IT-Governance.
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